Image by Firmbee from Pixabay
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF ma za zadanie zwiększyć przejrzystość podatkową w naszym kraju i zautomatyzować obieg faktur między firmami. Obecnie korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne, jednak od 1 lutego 2026 stanie się konieczne dla firm o obrotach wyższych niż 200 mln zł i od 1 kwietnia dla pozostałych firm. Ogromne znaczenie ma odpowiednie przygotowanie biura rachunkowego do takich zmian, tak aby usprawnić współpracę z klientami i swoją codzienną pracę. Jak przygotować się na wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym? O czym trzeba pamiętać?
Korzystając z KSeF w biurze rachunkowym trzeba mieć na uwadze zarządzanie uprawnieniami, gdyż bez tego trudno jest mówić o jakichkolwiek działaniach związanych z wystawianiem faktur poprzez ten system. W przepisach Ministerstwa Finansów wskazano najważniejsze rodzaje uprawnień, tj.:
W jednoosobowej firmie przedsiębiorca dysponuje pełnym zakresem uprawnień. Wystarczy zalogować się podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym, natomiast w spółkach nie posługujących się pieczęcią kwalifikowaną (elektroniczną) z NIP-em, trzeba złożyć zawiadomienie ZAW-FA i wskazać osoby upoważnione do działania w Krajowym Systemie e-Faktur. Sporym ułatwieniem dla każdej firmy jest z pewnością program do fakturowania KSeF od wFirma, który daje dostęp do nowoczesnych i niezawodnych funkcjonalności podczas wystawiania faktur elektronicznych.
Przedsiębiorcy i właściciele biur rachunkowych mają sporo wątpliwości dotyczących delegowania uprawnień do korzystania z KSeF. Okazuje się, że jeśli przedsiębiorca upoważni biuro rachunkowe jako podmiot, jego pracownicy będą mogli tworzyć faktury w imieniu klienta, bez konieczności indywidualnego upoważnienia! Poza tym można bezpośrednio nadać uprawnienia konkretnym osobom, nawet wtedy, gdy nie są one formalnie związane z naszą firmą. Pamiętajmy jednak o tym, że przypisanie uprawnień danej osobie może wymagać ponownych działań ze strony klienta w razie zmian kadrowych w biurze rachunkowym. To sprawia, że znacznie lepszym wyborem jest przekazanie uprawnień właścicielowi biura rachunkowego, który będzie nimi zarządzał bez angażowania klienta. Jest to szczególnie wygodne zwłaszcza wtedy, gdy biuro stawia na system zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur, jak na przykład wFirma dla biur rachunkowych.
Warto zauważyć, że Ministerstwo Finansów dokładnie określiło kwestie dotyczące delegowania uprawnień. W efekcie wiemy, że przedsiębiorca może:
Jak już wiemy, bardziej elastyczne jest upoważnienie właściciela biura do zarządzania uprawnieniami. Dzięki temu może on samodzielnie przypisywać dostęp pracownikom, bez angażowania klienta. Nowoczesny system wFirma dla biur rachunkowych daje możliwość nadawania uprawnień z poziomu aplikacji, dlatego nie trzeba logować się do platformy Krajowego Systemu e-Faktur. Jest to z pewnością duże ułatwienie dla biura rachunkowego i jego klientów.
Kolejnym ważnym udogodnieniem jest to, że istnieje możliwość przechowywania faktur w KSeF przez 10 lat i ich strukturyzacji z ustandaryzowanym formacie. Przedsiębiorca nie musi martwić się dostarczaniem mailowych lub papierowych dokumentów, gdyż księgowy może bez problemu samodzielnie pobierać faktury kosztowe z systemu. Jest to zatem gwarancja usprawnienia i ułatwienia codziennej pracy w firmach.
