Program do fakturowania z KSeF - jakie rozwiązanie wybrać?

Odpowiednio dobrany program do wystawiania faktur z integracją KSeF to znaczne ułatwienie codzienności przedsiębiorców w Polsce. Poszukując idealnego programu dla swojej firmy lub biura rachunkowego, warto przyjrzeć się bliżej ofercie wFirma. Do dyspozycji mamy niezawodne oprogramowanie, dzięki któremu już teraz zapoznamy się z Krajowym Systemem e-Faktur. Jak wystawić fakturę w takim programie? W jaki sposób nadać pracownikowi uprawnienia do KSeF? Sprawdźmy!

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych

Sprawdzony program do wystawiania faktur KSeF jest intuicyjny w obsłudze i nie wymaga podejmowania skomplikowanych działań. Jeżeli chcemy włączyć integrację z Krajowym Systemem e-Faktur, przechodzimy do zakładek: Ustawienia-Faktury-E-Faktury i wybieramy Włącz Integrację oraz jednorazowo dokonujemy integracji z platformą KSeF. A jak wystawić fakturę szybko i łatwo? W tym celu klikamy: Przychody-Sprzedaż-Wystaw-Fakturę i uzupełniamy wszystkie dane. Potem wybieramy opcję Zapisz i Wyślij do KSeF. Po przetworzeniu dokumentu przez system jest on uznawany za wystawiony - otrzymuje zatem numer systemowy w KSeF. Klienci współpracujący z biurem rachunkowym w tym zakresie mogą przeglądać w swoim panelu klienta faktury pobrane z Krajowego Systemu e-Faktur i je akceptować. W efekcie księgowy widzi, które dokumenty zostały zatwierdzone do zaksięgowania, co stanowi uproszczenie pracy. 

Krajowy System e-Faktur w stowarzyszeniu

A jak wygląda kwestia KSeF w NGO? Uregulowania w tym zakresie wskazują, że KSeF w stowarzyszeniach będą obowiązkowe w okresie, w którym dane stowarzyszenie spełnia warunki konkretnego etapu wdrożenia. To oznacza, że obowiązek tworzenia faktur strukturalnych dotyczyć może stowarzyszeń:

• Wykonujących statutowe zadania i prowadzących działalność gospodarczą, przy korzystaniu ze zwolnienia z VAT.
• Realizujących jedynie zadania statutowe i korzystających ze zwolnienia z VAT.
• Wykonujących statutowe zadania i prowadzących działalność gospodarczą, przy opodatkowaniu podatkiem VAT.
• Ewentualnie pozostałych przypadków. 

Od kiedy KSeF stanie się obowiązkowe dla przedsiębiorców w Polsce? Aktualnie możemy korzystać z systemu dobrowolnie, jednak w 2026 roku ma się to zmienić. Podatnicy będą musieli wystawiać faktury z pomocą KSeF od 1 lutego 2026 (dla dużych firm, przy sprzedaży rocznej powyżej 200 mln zł), od 1 kwietnia 2026 (pozostali podatnicy) oraz od 1 stycznia 2027 roku (mniejsi podatnicy, tzw. wykluczeni cyfrowo, którzy spełniają określone kryteria w zakresie wartości sprzedaży). Pamiętajmy jednak o tym, że w ustawie o VAT wskazano, kogo nie dotyczy obowiązek wystawiania faktur strukturalnych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. 

Upoważnienie do KSeF

Jak nadać pracownikowi upoważnienie do KSeF? Procedura ta może mieć formę elektroniczną lub papierową. W każdej z tych opcji trzeba podać następujące dane:

• NIP podatnika
• Dane podmiotu lub danej osoby fizycznej, której nadajemy uprawnienia (imiona i nazwiska osoby fizycznej lub nazwa podmiotu. data urodzenia, numer i seria dowodu osobistego, dane unikalne identyfikujące kwalifikowany podpis elektroniczny osoby fizycznej)
• Informacja, czy osoba fizyczna lub podmiot jest przedstawicielem podatkowym wskazanym w art. 18a ustawy o VAT

Warto zauważyć, że w ramach standardowych uprawnień bezpośrednich, pracownik może wystawiać faktury elektroniczne, mieć do nich dostęp i nadawać dalsze uprawnienia. Oczywiście możliwe jest nadanie pracownikowi tylko jednego wyżej wymienionego uprawnienia, przykładowo dostępu do e-faktur. Poza tym możliwy jest też wariant mieszany, gdzie część pracowników ma dostęp do e-faktur, a część ma prawo wystawiać takie faktury. Dodatkowo pracownik może także mieć uprawnienia do nadawania dalszych uprawnień innym pracownikom.

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obowiązkiem przedsiębiorców już od 2026 roku. To nowoczesny system informatyczny, który pozwala nie tylko wystawiać, lecz także odbierać i przesyłać tzw. faktury ustrukturyzowane, które od tej pory będą znajdować się w jednym centralnym miejscu.