KSeF - jak zacząć?

Krajowy System e-Faktur jest ogólnopolskim programem komputerowym, który pozwala na wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. W ostatnim czasie doprecyzowano zasady wdrażania systemu, zwłaszcza że aktualnie jest on obowiązkowy dla wielu przedsiębiorców. Co musimy wiedzieć na ten temat? Dla kogo takie rozwiązanie jest koniecznością? Sprawdźmy!

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur nie jest trudne. KSeF - jak zacząć? Na początku warto przyjrzeć się przepisom, które zostały dokładnie określone. Najważniejsze zasady, jakie w nich zawarto, to:

• Wskazywanie numeru KSeF przy realizacji zapłaty za fakturę nie jest obowiązkowe do 31 grudnia 2026 roku.
• Wystawiania faktur na kasach rejestrujących jest możliwe do 31 grudnia 2026 roku.
• Podatnik może dobrowolnie stosować tryb offline, gdy wystąpią problemy z wysyłką faktury do systemu. 
• Ujednolicenie daty wystawiania faktur w KSeF - data wystawianie jest zawsze zgodna z datą wskazaną w treści faktury przez wystawcę.
• Dostosowanie schemy e-faktury do możliwości dodawania załączników - jest to opcja dobrowolna.

Poza tym dobrowolne jest wystawianie faktur dla prywatnych osób, przy czym podatnik musi zapewnić nabywcy dostęp do dokumentu. Nie bez znaczenia jest też instalacja certyfikatów do kodów QR, co przewidziano jeszcze przed wprowadzeniem obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. 

Obowiązkowy KSeF - kogo dotyczy?

Obowiązkowe korzystanie z KSeF dotyczy wielu przedsiębiorców. KSeF - dla kogo jest koniecznością? Zgodnie z ustawą o VAT, obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur nie dotyczy faktur:

• Wystawianych przez podatnika, który nie posiada siedziby działalności lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.
• Wystawianych na rzecz nabywcy towarów będącego osobą fizyczną nieprowadzącą firmy. 
• Wystawianych przez podatnika korzystającego ze szczególnych procedur (wskazanych w dziale XII w rozdziałach 7, 7a oraz 9). 
• Wystawianych przez podatnika korzystającego ze zwolnienia (zgodnie z art. 113a ust. 1).
• Wystawianych w sytuacji odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów, jakie określone zostały w przepisach wydanych na podstawie art. 106s. 

Pamiętajmy o tym, że Ministerstwo Finansów daje możliwość dobrowolnego tworzenia faktur we wspomnianym systemie dla prywatnych osób. Dokumenty te mogą być oznaczane kodem QR, który zapewnia anonimowy dostęp do faktury w Aplikacji Podatnika KSeF. 

KSeF dla nievatowców

A jak wygląda kwestia związana z KSeF dla nievatowców? Przepisy jasno wskazują, że podatnicy mają obowiązek wystawiania faktur strukturalnych w Krajowym Systemie e-Faktur (w wielu przypadkach obowiązek ten wszedł w życie 1 lutego 2026 roku). Trzeba zatem odnieść się do definicji podatnika. Kim jest podatnik? Jest to osoba prawna,  jednostka organizacyjna bez osobowości prawnej lub osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, przy czym nie ma znaczenia rezultat lub cel prowadzenia działalności. Działalność gospodarcza z kolei obejmuje działania handlowców, producentów czy usługodawców, jak i podmiotów pozyskujących naturalne zasoby, rolników i osoby wykonujące wolne zawody. Dotyczy ona głównie czynności, które polegają na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły i dla zarobku. Dzięki temu wiemy, że obowiązek wystawiania elektronicznych faktur odnosi się do podatników - zarówno czynnych, jak i zwolnionych z podatku VAT. Podatnicy zwolnieni z VAT nie są wyłączeni z konieczności stosowania Krajowego Systemy e-Faktur w zakresie wystawiania dokumentów wskazujących na świadczenie usług lub dostawę towarów.

Stworzenie faktury w systemie wFirma jest niezwykle proste i nie wymaga doświadczenia. Jak włączyć integrację z Krajowym Systemem e-Faktur? W tym celu przechodzimy do zakładek: Ustawienia - Faktury - E-Faktury i wybieramy opcję, która nas dotyczy (Włącz eksport faktur, Włącz import faktury lub Włącz wysyłkę faktur B2c do KSeF). Jak widać, cały proces jest bardzo szybki i łatwy, dlatego można znacznie usprawnić codzienną pracę.